Además de invertir en el desarrollo de tus equipos, también estás gestionando un volumen importante de información que requiere medidas de seguridad y transparencia. Ten en cuenta que las sanciones pueden llegar a 20 millones de euros en los casos más graves, y que afecta también a pymes. Al mismo tiempo, proteger la privacidad refuerza la confianza de los empleados y mejora la imagen de marca de la organización.

En este artículo veremos las claves para colaborar con proveedores de capacitación empresarial de forma segura, siguiendo la legislación vigente en materia de protección de datos.

¿Qué datos se tratan en la capacitación empresarial?

En una formación se manejan más datos de los que normalmente se perciben a simple vista. No se trata solo de inscribir a alguien en un curso: la información recogida permite identificar, evaluar y hacer seguimiento de cada participante. Por ello es fundamental garantizar el cumplimiento de la protección de datos para empresas con aplicaciones como Usercentrics.

Los principales datos tratados suelen ser:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono.
• Datos laborales: puesto de trabajo, departamento, área de responsabilidad.
• Datos de formación y rendimiento: asistencia a clases, calificaciones, resultados de evaluaciones, informes de progreso.
• Datos técnicos (en cursos online): direcciones IP, registros de acceso, tiempos de conexión, uso de plataformas de e-learning.
• Datos de interacción: comentarios en foros, participación en dinámicas, cuestionarios completados.

Estos datos permiten a la empresa y al proveedor gestionar la formación de forma personalizada, pero también implican un riesgo si no se tratan con las debidas garantías de privacidad y seguridad.

Por ejemplo, en un curso online de prevención de riesgos laborales, no solo se suele recopilar el nombre y correo electrónico del empleado. Si teletrabaja se pueden procesar su dirección IP y otros datos demográficos. 

También hay datos sensibles de habilidades y actitudes que pueden recopilarse en una formación con coaching, por ejemplo. En un taller presencial de liderazgo, el formador puede generar evaluaciones de participación y observaciones sobre competencias. Incluso en un team building, a menudo se toman fotos, grabaciones o encuestas de satisfacción que también son datos personales.

Claves de protección de datos al externalizar las formaciones

Cuando la empresa contrata a un proveedor para impartir capacitación (ya sea presencial, e-learning o blended), este accede a datos de empleados.

Por ejemplo, en páginas como las de “tus clases particulares”, se incluyen clases para empresas y es importante garantizar que el acuerdo con el formador contratado sea conforme a las leyes de privacidad.

Los principales riesgos son:

• Acceso no autorizado a datos personales
• Transferencias internacionales de datos sin garantías adecuadas (plataformas alojadas fuera de la UE)
• Uso indebido de la información con fines distintos a la formación
• Fugas de información por fallos técnicos o falta de protocolos internos

La colaboración con proveedores debe estar regulada para minimizar estos riesgos, de acuerdo con las exigencias del RGPD y en España también de la LOPDGDD. Estas son algunas de las buenas prácticas que debes tener en cuenta.

Elige proveedores con garantías

No todos los proveedores de formación son iguales. Antes de contratar, merece la pena hacer un pequeño “due diligence” y comprobar que cumplen con la normativa de protección de datos. 

Pregunta si cuentan con políticas de privacidad claras, medidas de seguridad documentadas o incluso certificaciones reconocidas (como ISO 27001 o ENS). 

Al final, no se trata solo de precio o contenidos: también de la confianza que generan en la forma de manejar la información de tu equipo.

Firma un contrato de encargo de tratamiento (DPA)

Si el proveedor va a tratar datos de tus empleados (y casi siempre lo hará), es obligatorio firmar un contrato de encargo de tratamiento, conocido como DPA (Data Processing Agreement). Este documento regula aspectos clave:

• Qué datos se van a tratar
• Con qué finalidad
• Durante cuánto tiempo
• Qué medidas de seguridad aplicarán

Piensa en él como el “manual de uso” que evita malentendidos y blinda a tu empresa ante posibles incumplimientos.

Comparte solo lo necesario

La regla de oro del RGPD es la minimización de datos: menos es más. Si para un curso basta con nombre y correo electrónico, ¿para qué facilitar cargo completo, teléfono personal o dirección? 

Cuanta menos información circule, menor será el riesgo de fuga o uso indebido. Además, esto transmite un mensaje claro a los empleados: solo se comparte lo justo y necesario para su formación.

Atención a las transferencias internacionales

Uno de los temas más delicados que muchas veces se pasan por alto es el de las transferencias a terceros, sobre todo internacionales. Hay muchos casos de multas significativas a empresas por negligencias en este sentido.

Muchas plataformas de e-learning están alojadas fuera de Europa. Y aquí hay que ser cuidadosos: el RGPD prohíbe transferir datos fuera del Espacio Económico Europeo sin garantías adecuadas. ¿Qué significa? Que el proveedor debe contar con cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes o decisiones de adecuación que aseguren un nivel de protección equivalente al europeo. Si no lo tienen claro, es mejor buscar otra opción y sobre todo pedir ayuda legal si se tienen dudas.

Refuerza la seguridad

De nada sirve tener contratos si luego las medidas técnicas fallan, sobre todo teniendo en cuenta que han aumentado los ciberdelitos. Algunas prácticas básicas que deberían estar en el día a día de cualquier proveedor de formación son:

• Autenticación segura y controlada de accesos
• Encriptación de comunicaciones y bases de datos
• Políticas de contraseñas robustas
• Procedimientos claros de gestión de incidentes

Estas medidas no solo evitan filtraciones, también aportan tranquilidad a la empresa y a los participantes.

Informa a los empleados

Por último, nunca olvides a la pieza central del proceso: tus empleados. Ellos tienen derecho a saber qué datos se recopilan, para qué se usan y cómo pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación o supresión. 

Una política de privacidad clara y cercana marcará la diferencia entre generar confianza o levantar sospechas. Al fin y al cabo, la transparencia es la mejor estrategia para que la formación se viva como algo positivo en todos los sentidos.

La CMP como aliada en la capacitación empresarial

Muchas empresas tienen claro que deben incorporar una Consent Management Platform (CMP) dentro de su sitio web, y sin embargo no siempre incluyen este tipo de herramienta en su software interno. 

Piensa en un portal del empleado o en una plataforma de e-learning. Cada vez que un usuario inicia sesión, accede a un curso, descarga materiales o completa una encuesta, se están generando datos personales y técnicos. Desde información básica de acceso hasta cookies de analítica para medir el uso de la plataforma, todo debe estar regulado y protegido.

Aquí es donde entra en juego la CMP, permitiendo varios aspectos clave:

• Informar con claridad qué datos son imprescindibles para la formación
• Recoger y gestionar consentimientos de forma centralizada
• Demostrar cumplimiento ante auditorías o inspecciones
• Reforzar la confianza interna

La CMP en este sentido no es solo una herramienta técnica, sino también y sobre todo un aliado estratégico que ayuda a equilibrar dos objetivos clave en la capacitación empresarial. Por un lado, la empresa se asegura de cumplir con el RGPD y, al mismo tiempo, genera una cultura de confianza y transparencia dentro de la organización.

Integra la protección de datos en la cultura empresarial

La protección de datos no debería vivirse como un trámite legal, sino como parte de la cultura de la empresa. Si los empleados entienden que sus datos están protegidos y que la compañía se toma en serio su privacidad, también se implicarán más en la formación.

De hecho, más allá de incorporar buenas prácticas de protección de datos al capacitar a los equipos, es fundamental también formarles en esto mismo, en materia de privacidad. No se trata de convertir a todos en expertos legales, sino de que tengan claros los conceptos básicos de confidencialidad y seguridad. Por ejemplo, se pueden incluir módulos básicos de protección de datos en los programas de onboarding o reciclaje.

Otra iniciativa que puede favorecer la cultura organizacional de privacidad puede ser disponer de un espacio en el portal del empleado donde cualquier persona pueda consultar cómo se tratan sus datos en la capacitación. 

Cuando la dirección de la empresa habla abiertamente de privacidad, el mensaje cala mucho más rápido en toda la organización. De esta forma, la protección de datos deja de ser algo invisible para convertirse en un valor compartido que refuerza la confianza y la transparencia en cada acción formativa.

Conclusión

Como ves, la inversión en capacitación empresarial debe ir de la mano de la privacidad, para que sea rentable, sostenible y segura. Por ello, en caso de externalizar cursos, talleres, team building u otras actividades formativas, debes asegurarte de marcar unas reglas claras, minimizando los datos compartidos y aplicando medidas de seguridad desde el primer día.

Una compañía que protege los datos de sus empleados demuestra seriedad, compromiso y visión a largo plazo. Porque formar es crecer, pero hacerlo con privacidad es también sembrar confianza, innovación y futuro.