Digitalización contable y facturación electrónica: las reglas del juego cambian

Hay empresas en España que tardan más de 90 días en pagar a sus proveedores. Los motivos pueden ser variados: falta de liquidez, procesos internos de validación… Además, tal y como puede llegar a pasar hoy en día, una factura enviada por email puede pasar desapercibida, quedando olvidada en una bandeja de entrada. Para evitar algunas de estas problemáticas, España está apostando por la digitalización contable y la facturación electrónica.

Esta digitalización es mucho más que una cuestión técnica. El objetivo es transformar y modernizar unos flujos de trabajo que afectan directamente a cómo fluye el dinero entre empresas: cuándo se registra una factura, cuándo se valida, cuándo se paga, cuándo se cobra… Para llevar a cabo esta digitalización, España cuenta con la Ley Antifraude de 2021 y la creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece.

Estas son dos piezas de un mismo esfuerzo legislativo por hacer la economía española más transparente, más trazable y menos dependiente de dinámicas obsoletas que perjudican especialmente a autónomos y pymes. Y, además, también afecta a los desarrolladores de software contable y de facturación, ya que tienen que adaptarse para poder cumplir con los nuevos requisitos contemplados. ¿Quieres saber cuáles son?

Problemas que la ley intenta resolver

Una factura enviada en PDF no deja ningún rastro en el sistema del receptor hasta que alguien la registra. Puede llegar al correo electrónico del departamento de compras, esperar días sin que nadie la procese y acabar en una carpeta archivada. Para el proveedor que la emitió, esa factura existe. Para el sistema contable del cliente, todavía no.

Ese desfase entre emisión y registro ha sido durante años uno de los mecanismos que han dilatado los plazos de pago en las relaciones B2B. Una factura que no está en el sistema no tiene fecha de vencimiento. Del mismo modo, tampoco genera la necesidad de ser pagada. Mientras tanto, el proveedor llama y el cliente dice que "está en proceso". El plazo sigue corriendo.

Para eliminar esta situación, la nueva legislación exige que cada documento genere un registro encadenado e inalterable de forma inmediata. En concreto, la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal establece que los programas de facturación deben garantizar la integridad, la conservación y la trazabilidad de cada registro generado.

Eso significa que una factura emitida con un software adaptado a Verifactu queda sellada en el momento de su emisión, con fecha, hora y un código QR verificable por la Agencia Tributaria. No puede modificarse sin dejar constancia. No puede eliminarse sin rastro.

Las fechas a tener en cuenta sobre el cumplimiento de Verifactu son las siguientes:

• 29 de julio de 2025. Todos los programas de facturación y contabilidad deben estar técnicamente adaptados a los requisitos del sistema Verifactu, es decir, el software tiene que estar listo aunque el usuario final todavía no esté obligado a usarlo
• 1 de enero de 2027. Entrada en vigor de la obligatoriedad para sociedades mercantiles y cualquier entidad que tribute por Impuesto de Sociedades., independientemente de su tamaño o volumen de facturación
• 1 de julio de 2027. Fecha de obligatoriedad para autónomos, profesionales en estimación directa o simplificada, comunidades de bienes, sociedades civiles y cualquier empresario que no tribute por Impuesto de Sociedades.

Qué implica la factura electrónica para los departamentos financieros

Por otro lado, aunque íntimamente relacionado con el punto anterior, el Gobierno está finalizando la tramitación y aprobación de la factura electrónica obligatoria, un documento necesario para facturar la venta de productos o servicios en formato digital. A diferencia de lo que se hace en la actualidad, la factura electrónica se genera, envía y recibe de forma electrónica con la información codificada, garantizando su validez legal y control por parte de la AEAT.

Si bien es cierto que la normativa aún no está aprobada, lo cierto es que queda poco para que se apruebe, previsiblemente, en octubre de 2026. Y, cuando lo haga, los plazos para su cumplimiento están fijados.

En concreto, las empresas con facturación anual superior a ocho millones de euros serán las primeras obligadas al tener un año de plazo desde la aprobación del reglamento. Para el resto de empresas y autónomos, el plazo es de dos años.

Hacia un mercado transparente y equitativo

Esta apuesta por la digitalización supone un paso firme hacia la modernización de la economía española y las relaciones comerciales B2B. Así, la tecnología deja de ser una opción para convertirse en una obligación para cumplir con la transparencia fiscal y dar una mayor agilidad en los pagos. Algo que beneficiará a toda la cadena de valor: los proveedores recibirán su remuneración en los plazos estipulados por la ley y Haciendo tendrá acceso a información verdadera y trazable en tiempo real.

La normativa llega. Los plazos de Verifactu están fijados para 2027 y los de la factura electrónica B2B dependen de un reglamento técnico que está pendiente de aprobación, lo más probable, en octubre de este año.

Ante esta situación, empresas y autónomos deben empezar a adaptar sus procesos antes de que la obligación sea efectiva y corran el riesgo de incumplir unas normativas que tienen la finalidad de digitalizar las relaciones comerciales. Adaptarse a esta nueva realidad normativa es una inversión estratégica para el futuro de cualquier organización. ¿A qué estás esperando?