En estos encuentros han participado representantes de los servicios municipales implicados en el evento, con el fin de definir los aspectos organizativos que garanticen tanto el correcto desarrollo del mercado como la seguridad de vecinos y visitantes.

En las reuniones han intervenido las áreas de Servicios a la Ciudad y Turismo, junto a los cuerpos de seguridad y emergencias del Ayuntamiento de Ávila: Policía Local, Bomberos y Protección Civil. También ha estado presente la empresa encargada del desarrollo del evento. 

El objetivo de estas sesiones ha sido ultimar los preparativos de cara a las jornadas, que se celebrarán entre el 4 y el 7 de septiembre y que cuentan con la declaración de Interés Turístico Nacional.