Autónomos y empresas en España deberán presentar facturas electrónicas en 2026, lo que supone enviarlas en tiempo real a la Agencia Tributaria a través del sistema VeriFactu. A ello emplazan tanto como la conocida como Ley Crea y Crece como la Ley Antifraude, que sientan las bases para combatir el fraude fiscal.

El cambio normativo buscaba reducir los trámites, agilizar pagos y digitalizar la facturación para ejercer mayor control. Para autónomos y empresarios supone un reto por la falta de conocimientos específicos y otros recursos, como el tiempo o el presupuesto, pero las autoridades insisten en que se trata de una oportunidad para mejorar los procesos internos y adaptarse a los nuevos tiempos.

Adiós al papel, el gran desafío de las empresas

Las facturas en PDF se han ido abriendo paso frente a las de papel, convirtiéndose en un formato estándar más cómodo y manejable. Sin embargo, el presente digital llama a algo más que a la mera copia en el ordenador del antiguo documento de papel. La nueva ley de factura electrónica insta a dar un paso más, de manera que, a partir de 2026, los documentos fiscales deberán generarse, enviarse, recibirse y almacenarse a través de medios digitales estructurados.

Autónomos y pymes tienen ante sí la tarea de aprender a crear una factura electrónica y firmarla para evitar las sanciones que ya se contempla para que empresas que incumplan sus responsabilidades. Incluso las pequeñas empresas que tengan externalizados sus asuntos fiscales en una gestoría son responsables de su gestión.

El tejido empresarial español asume también la digitalización para adaptarse a la sociedad actual y estar en sintonía con los países del entorno. De hecho, desde 2015 la factura electrónica ya es obligatoria para ayuntamientos y otras administraciones públicas, a fin de dejar constancia de su relación con los proveedores.

Sostenibilidad y lucha antifraude

En 2021, el Gobierno publicó un nueva ley con medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, lo que se conoce popularmente como reglamento ley antifraude. Su principal objetivo es atajar algunas prácticas del tejido empresarial en español en relación a sus responsabilidades fiscales.

Esta nueva legislación modifica la Ley General Tributaria e incide directamente sobre los procesos de gestión internos y el desarrollo de programas informáticos de facturación y contabilidad. No solo abarca la facturación electrónica, sino aspectos que van desde las criptomonedas a los pagos en efectivo.

En el caso de los desarrolladores softwares de facturación, se insta a los programas de gestión a garantizar el cumplimiento, es decir, a diseñar productos que integren, conserven y permitan acceder y leer correctamente los registros, sin que estos puedan alterarse.

La consecuencia más evidente no es únicamente el control antifraude. La facturación electrónica obligatoria está también llamada a generar mayor rapidez a la hora de emitir y recibir facturas a clientes y proveedores, ya que el envío y la recepción son inmediatos. Emprendedores y empresarios pueden ahorrar tiempo, al no tener que remitir cartas ni correos electrónicos con archivos adjuntos. Todo ello sin sacrificar la seguridad, ya que solo emisor y receptor tienen acceso a los documentos confidenciales, que quedan almacenados y protegidos en la nube.

El ahorro de tiempo y recursos tanto en el papel tradicional como en el espacio digital disponible a nivel individual supone también ahorro de costes. En particular, la previsible merma de demanda de recursos en papel puede reducir la huella de carbono empresarial, lo que se alinea con objetivos venideros como los de la Agenda 2030.

Un paso más hacia la transformación digital

En medio del reto que supone para autónomos y empresas asumir un cambio como este, se han erigido empresas como CEGID. Pretende ser un aliado estratégico para la transformación digital y proporcionar herramientas para facilitar la gestión empresarial. Hasta el momento, este proveedor ha ayudado a cientos de empresas a reducir costes administrativos, cumplir los requisitos técnicos, aumentar el control financiero interno y mejorar las relaciones con la Agencia Tributaria.

Empresas como estas aconsejan a quienes aún no hayan implementado la facturación tecnológica que tomen la obligatoriedad como un punto de inflexión. Puede ser buen momento de auditar las sistemas actuales, saber si cumplen los requisitos legales y, en caso de optar por uno nuevo, si se adapta al tamaño y al sector de la empresa. Centralizar la información financiera y optar por sistemas que integren contabilidad, facturación y archivos en el mismo entorno puede ser muy conveniente.

Una solución fiable es la que cuenta con versatilidad suficiente cmo para adaptarse a posibles cambios normativos, a la par que facilita la transición. Sea cual sea la elegida, es importante instruir a los trabajadores para que puedan sacarle el máximo partido.

Con todo, emprendedores y empresarios que no quieran implementar el sistema por los beneficios que pueda reportar a sus empresas tendrán que hacerlo para evitar las multas que ya se contemplan, que pueden rondar los 10.000 € dependiendo de las circunstancias.