El teletrabajo es algo cada vez más implantado. La pandemia de Covid 19 fue sin duda un revulsivo para ello, y aunque tras finalizar muchos jefes volvieron a reclamar “todo el mundo a la oficina”, lo cierto es que muchos trabajos pueden realizarse total o parcialmente desde casa. Y ello tiene sus ventajas e inconvenientes, como todo.

Pero, independientemente de que prefieras “ir al trabajo” o quedarte en casa (y tener reuniones por Skype con el pantalón del pijama puesto), si teletrabajas, puede que te topes con problema de organización y productividad. No es lo mismo estar en un entorno laboral que en uno doméstico en el que además se trabaja. Interfonos y llamadas, lavadoras, vecinos, la propia procrastinación… y ello no es problema hasta que afecta a tus resultados. Algo que afecta en especial a los autónomos, cuya facturación depende de su productividad.

Por suerte, existen herramientas digitales diversas que pueden ayudarte a acelerar mucho tanto las pequeñas como las grandes tareas. En este artículo no nos centraremos en las grandes herramientas como Skype, Google Meet, Google Calendar, u otras que son básicamente el ecosistema en el que nos movemos todos, sino otros programas que dependiendo de lo que hayas trabajado en los últimos años te pueden haber pasado desapercibidos.

Gestión de tareas y equipos

Organizarse el trabajo es la parte más difícil. Primero, porque en casa los horarios cambian y lo que hacemos entre tareas también, y ello puede crearte retrasos innecesarios. Segundo: no estás ahí con tus compañeros y no puedes organizar lo colectivo de la misma forma. El correo electrónico, para esto, es ineficiente, y el Whatsapp o sistema de mensajería que sea, invasivo.

Por eso existen un montón de programas distintos que sirven para gestionar tareas y equipos. Hay tantos, que es mejor ir probándolos todos. No es raro que en algunas empresas incluso utilicen varios a la vez, ya que las funcionalidades de unos y otros no siempre son las mismas.

Pero, por tener algunos por los que empezar, algunos de los más populares son Trello, Notion y Asana.

Trello es muy intuitivo, funciona básicamente con tableros y tarjetas con tareas que cuelgas en ellos. Esa tarjeta puede asignarse a distintos miembros del equipo, y luego moverse por los distintos tableros que pueden representar distintos departamentos o etapas de un proyecto. Es ideal para organización individual, y también para el reparto de tareas individuales, que no requieren una especial coordinación de equipo (por ejemplo, repartir encargos de artículos a un equipo de redactores).

Notion tiene distintas plantillas para crear las páginas personalizadas de cada proyecto, o las tareas y subtareas dentro de cada uno de esos proyectos. Equipos de marketing y creativos audiovisuales, por ejemplo, son dos ámbitos que sacan mucho partido a organizarse con Notion y poner ideas en común.

Asana en cambio es el rey de la estructuración, un gestor a caballo entre los dos anteriores, perfecto tanto para organización personal como sobre todo para coordinación entre equipos que tendrán que discutir ideas.

Pruébalos, y del que te enamores, profundiza en todas sus posibilidades, porque te agilizarán y perfeccionarán mucho la organización del trabajo.

Gestión del tiempo

Una cosa es organizar el trabajo, y otra distinta, que cada hora de trabajo cunda. Y esto aplica tanto a ti personalmente, como al equipo de trabajo.

En este último caso, Time Tracker, Toggle Track, Hubstaff, When I Work App o Tracking Time son algunas de las más populares, ya que en general no solo miden el tiempo de trabajo de cada trabajador, y en qué lo han invertido, sino que pueden coordinar y hasta enviar nóminas.

Sin embargo, si lo que queremos es optimizar nuestro tiempo, la vista hay que girarla a otras herramientas.

Una de las más populares es Pomodoro Timer, que acumula más de 1 millón de descargas y más de 140.000 reseñas en Google Play, con una puntuación media de 4,6 estrellas de 5. El sistema llamado “método pomodoro” es un método de organización del tiempo inventado en los años 80 del siglo pasado, y que aun hoy se enseña incluso en institutos, en técnicas de estudio de bachillerato, por su eficacia. Consiste en compartimentar muchísimo las tareas, dedicar atención completa y sin distracciones a cada una de ellas, y dejar descansos entre medias que ayuden a refrescar la mente y reactivar la concentración.

Esto es muy importante en el teletrabajo: para evitar procrastinar (es decir, perderse en el scroll infinito de TikTok o Youtube, o perder el tiempo de cualquier otra forma para evitar entrarle a ese trabajo que nos aburre o estresa), debes, por un lado, bloquear lo que te distrae, y por otro, concederte los descansos y recompensas que te mereces y necesitas. En tu momento de descanso, mira los videos que quieras, sal a pasear (importante), prepara algo de comer, busca Live roulette dealers y entretente con una ruleta, o pon un recopilatorio con los mejores goles de tu equipo favorito. Haz lo que te dé la gana. Pero, una vez acabes el descanso, ¡a trabajar sin distracciones! Pomodoro Timer te ayudará con ello, pero no es la única herramienta.

En esta línea, Rescue Time o WasteNo Time son otras opciones (la última es una extensión de Chrome) que no solo te miden y compartimentan, sino que te indican dónde estás perdiendo el tiempo, cuánto tiempo pierdes, y qué páginas deben bloquearse.

Diseño gráfico fácil y gestión de imágenes

No hay discusión: si necesitas de forma ocasional realizar alguna pequeña tarea de diseño gráfico (una creatividad para redes sociales, retocar una imagen para algún proyect) Canva es el programa más sencillo, intuitivo y completo que vas a encontrar. Las opciones gratuitas ya dan para mucho. Las de pago te abren límites que desconocías.

Por otro lado, una aplicación como BeFunky es perfecta cuando lo que quieres es algún retoque sencillo, o algo tan tonto, pero tan necesario, como reducir un tamaño de imagen para subirla a la web y así reducir tiempos de carga.

Mejora de textos

En muchos trabajos, saber escribir correctamente es indispensable: escribir a clientes, proveedores y colaboradores, comunicarse con el equipo, generar contenido profesional relacionado… y en teletrabajo esto se agudiza porque se multiplica la comunicación escrita. No es algo en lo que puedas permitirte resbalar. Y hay toda una serie de herramientas que te ayudarán a evitarlo.

Cambiadordepalabras.com es una aplicación que no solo puede reescribir o encontrar los sinónimos adecuados, sino que puede parafrasear textos y tiene un potente corrector ortotipográfico que te ayudará a corregir cualquier problema no solo ortográfico, sino también gramatical. Ideal para asegurarte de que todo lo que escribes es correcto y está bien estructurado.

Resumidordetextos.com es una aplicación parecida, que en este caso emplea la IA para resumir textos y proporcionarte su información de forma fraccionada, por bloques, mucho más fácil de asimilar. Ideal si para producir lo tuyo estás obligado a leer muchos textos, muy largos.

Si lo que requieres es una traducción rápida de un texto, DeepL es el traductor automático que ofrece resultados más precisos… con la salvedad de ChatGPT, que se ha vuelto sorprendentemente bueno traduciendo.

La organización es la clave

Con estas sencillas herramientas de gestión de tareas y equipos, tiempo, imagen y texto, el teletrabajo se convierte en algo más organizado, y te descubrirás aumentando tu productividad. Recuerda, eso sí, que la clave es dejar de procrastinar y organizarse el ocio y el descanso. Tanto si haces un pomodoro como si no, ¡estructurar es triunfar!