Convocada por la Fundación Patrimonio Natural, organizadora del concierto, a la reunión han acudido representantes de la Junta de Castilla y León, Guardia Civil, Protección Civil y Cruz Roja, así como los alcaldes de los municipios de la zona.

Para dar a conocer aspectos más técnicos del desarrollo del concierto también han participado responsables de la productora y los encargados de gestionar y organizar las plazas de aparcamiento de las que dispondrán los espectadores.

En los próximos días ya se podrán adquirir los billetes de autobús para llegar a Hoyos del Espino desde El Barco de Ávila y Arenas de San Pedro. Este sistema lanzadera realizará paradas en todas las localidades de paso y, una vez finalizado el concierto, hará el trayecto inverso. Para poder beneficiarse de este sistema es necesario que los pasajeros ya dispongan de la entrada para el concierto.