Es evidente que la comunicación es una de las áreas más importantes de una empresa, por ello, las entidades cada vez se preocupan más por instalar sistemas que permitan que esa comunicación sea más fluida y eficaz con sus clientes, al igual que con sus propios trabajadores.

En este nuevo contexto que se plantea, hay que hablar de las centralitas virtuales, es decir, un sistema de telefonía IP, cuya principal función es hacer que las empresas puedan gestionar adecuadamente las llamadas, a través de sistemas inteligentes, haciendo uso para ello de una red de datos.

La centralita virtual siempre se aloja en servidores habilitados para ello que, a su vez, están controlados por empresas especializadas en el sector, siendo los responsables de su correcto funcionamiento.

¿Cómo es la infraestructura de este tipo de centralitas?

Tal y como se ha comentado, las centralitas virtuales son sistemas que funcionan a partir de tecnologías avanzadas. En este sentido, es importante comentar que el principal requisito para que una de estas centralitas haga su función de manera correcta es que se cuente con una buena conexión a Internet.

Esto es así porque, por norma general, estas centralitas cuentan con un software call center específico, que permite instalar el sistema directamente en la nube, lo que permite el poder realizar y recibir llamadas rápidamente en muy poco tiempo, sin que haya que tener grandes conocimientos técnicos, pudiendo dar cobertura en prácticamente todos los rincones del mundo.

¿Cuáles son las funciones de las centralitas virtuales?

Al igual que ocurre con otros elementos informáticos, en el caso de las centralitas virtuales, según el modelo elegido, así podrán tener unas funcionalidades u otras. En cualquier caso, lo habitual es que estos sistemas permitan recibir y realizar llamadas sin problema alguno, sabiendo que, para ello, lo normal es que las centralitas cuenten con un sistema de menú de voz incorporado.

También estos sistemas ofrecen la posibilidad de grabar las conversaciones, al igual que reenviar llamadas. Por otro lado, otras funcionalidades destacadas son la de generar un saludo de manera automática, crear datos estadísticos de todas las llamadas o incluso poder realizar conexiones de varias líneas.

Además de todo ello, hay que decir que todas y cada una de las funcionalidades de estas centralitas se pueden personalizar, adaptándose al tipo de negocio, la actividad que desarrolla y sus necesidades.

En la actualidad, algunas centralitas virtuales ya incluyen nuevos servicios, tales como videollamada, chat o reuniones online de varias personas.

Principales ventajas 

Son muchas las ventajas que se pueden destacar de las centralitas virtuales si se comparan con las físicas. En este caso, hay que mencionar que se puede integrar con CRM, lo que hace que la gestión empresarial sea mucho más eficaz, al igual que la parte del marketing, comercial, atención al cliente o el servicio de posventa.

También es importante hablar del ahorro, ya que instalar uno de estos sistemas siempre va a ser mucho más económico que montar una centralita física, lo cierto es que la inversión inicial es mínima y los beneficios son múltiples. Con respecto al ahorro, hay que decir que esto también se nota en el mantenimiento, sabiendo que apenas hay que invertir en el mismo.

Por último, contar con una centralita virtual supone el poder dar un servicio mejorado y de calidad en cualquier punto del planeta. Este tipo de sistemas permite tener mayor flexibilidad geográfica, lo que ayuda a impulsar la internacionalización y fomentar el teletrabajo, sin olvidar la expansión que puede suponer para el negocio.